Čeho se vyvarovat při výběru virtuální kanceláře
11.5.2015
Virtuální kancelář je moderní a ekonomicky výhodný způsob fungování klasické kanceláře, jelikož nevyžaduje fyzickou přítomnost na uvedené adrese. Virtuální kancelář je skvělou alternativou pro všechny podnikatele, kteří chtějí ušetřit náklady spojené se zřízením a chodem své vlastní kanceláře, ale zároveň si přejí mít k dispozici kvalitní a fungující administrativní služby.
Zvláště výhodná je pro živnosti typu:
- pojišťovací agent,
- finanční poradce,
- obchodník přes internet,
- tlumočník,
- programátor,
- architekt.
Neboli pro osoby pracující každou chvíli na jiném místě, pro které by byla vlastní kancelář téměř zbytečná.
Na co si dát při výběru pozor
Virtuální kancelář nabízí svým majitelům především reprezentativní zázemí s veškerou administrativní podporou, včetně přesměrování hovorů a přeposílání pošty. Řada firem, které se zabývají poskytováním virtuálních kanceláří, nabízí pouze korespondenční adresu, P.O. Box, tedy virtuální místo, kde není klientova společnost trvale kontaktovatelná a kde není zajištěn příjem písemností. V situaci, kdy řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy, může takový provozovatel vaší společnosti značně uškodit. Je třeba se tudíž soustředit na kompletní nabídku poskytovatele.
zdroj: FreeDigitalPhotos.net, autor: stockimages
Co vše musí zajistit provozovatel klientovi
a) Přebírání písemností
Provozovatel je nejen schopen zaručit řádné přebírání poštovních zásilek, ale musí být schopen:
- okamžitě avizovat přijetí zásilky klientovi – zejména proto, že úřední zásilky často obsahují lhůtu na vyjádření a případné zmeškání této lhůty může mít pro společnost negativní důsledky,
- uschovávat či přeposílat zásilky přesně podle instrukcí klienta – přičemž klient může požadavky ohledně nakládání s poštou měnit či doplňovat podle svých představ.
b) Kontakt s veřejností a úřady
Provozovatel musí na základě dohody s klientem zajistit kontakt společnosti s veřejností a orgány státní správy – minimálně formou evidence návštěv, přijímání vzkazů a jejich okamžitého vyřizování.
Navíc musí být dostatečné kapacitní vybavení na to, aby klient měl možnost využívat kancelář nebo zasedací místnost pro účely obchodních jednání.
c) Kontinuita služeb
Provozovatel musí garantovat, že v průběhu trvání smlouvy s klientem nedojde ke změně vlastnických práv k budově, ve které je umístěno sídlo klientovy společnosti. V opačném případě hrozí trvalé riziko, že společně s právem užívání dané nemovitosti automaticky a bez možnosti klienta jakkoli reagovat zanikne i klientův právní titul k užívání sídla. Klient pak musí okamžitě hledat jinou adresu vhodnou pro umístění sídla společnosti, jinak mu hrozí sankce ze strany orgánů státní správy, v krajním případě i likvidace společnosti.
Tip pro Vás:
Společnost Profi-kancelář s.r.o., která funguje již od roku 2006 a má již stovky spokojených zákazníků vám jako začínajícímu podnikateli pomůže s rozjezdem vašeho podnikání a základní agendou. Můžete využít virtuální sídlo například v Praze 1, 2, 3 a 9. Více informací o virtuální kanceláři zde.
autor: Martin Lukáč
