Efektivita práce v době karantény
21.1.2021
Ovlivnila opatření související s celosvětovou pandemií vaše podnikání? Je dost možné, že ano, a to ne právě pozitivně. Budeme se muset smířit s tím, že možná delší dobu se život nevrátí do původních kolejí. Pokud však svůj business vzniklé situaci přizpůsobíte, můžete být o kus napřed.
V našem článku se zamyslíme nad několika způsoby, jak své podnikání můžete zefektivnit a přizpůsobit novým podmínkám.
1) Sdílejte
Vydaná nařízení a doporučení výrazně omezují sociální kontakty, a to nejen ve volném čase, ale i v pracovním. Mnoho společností ponechává své pracovníky na home office, není tedy možné zajít ke kolegovi do vedlejší kanceláře a probrat s ním vzniklý problém, zajít s týmem na pracovní oběd nebo probrat novou strategii na poradě. Takové situace lze přesto realizovat, existují aplikace pro videohovory, pomocí kterých dokážete zvládnou mnoho činností, které jste původně řešili osobně. Není problém sdílet obrazovku s návrhem, hlasovat,rozdělit účastníky konference do skupin. Dobrou zprávou je, že takový software není drahý, některý je dokonce zdarma.
Jistě nám dáte za pravdu, že sdílet nestačí jen na úrovni setkávání. Při home office se náramně hodí sdílení firemní dokumentace a komunikace prostřednictvím cloudu. Dodavatelé v tomto oboru nabízejí kvalitní platformy, které umožňují přehledně strukturovat vložené dokumenty, nastavovat práva, sledovat historii změn simultánně s dokumentem pracovat či archivovat.
2) Modernizujte
Zamyslete se na modernizací firemních systémů. Vývoj na poli IT postupuje rychle kupředu. Již se nejedná pouze o zrychlení práce, získání většího přehledu nebo o bezpečnou archivaci dokumentů. Rozkvět zažívá umělá inteligence (AI neboli artificial intelligence), tedy systémy, které napodobují lidskou inteligenci k plnění úkolů. Prostřednictvím různých metod strojového učení, které rozpoznávají modely a vzory v datech a umožňují tak provádět predikce, může umělá inteligence přinést vaší firmě užitek při automatizaci všedních úloh nebo lepší strukturaci složitých nestejnorodých dat.
Kde všude lze umělou inteligenci využít?
Stále se zdokonalují CRM a ERP systémy, které jsou s AI úzce propojené. CRM, tedy systémy řízení vztahů se zákazníky, řídí a vyhodnocují komunikaci s klienty. Do systému se lze připojit z různých i mobilních zařízení, což umožňuje rychlé shromažďování dat z terénu.
Podnikové informační systémy ERP integrují „pod jednu střechu” různé oblasti činnosti firmy včetně personalistiky, účetnictví, marketingu, plánování atd. Není právě teď vhodná doba tyto systémy plně nasadit do firemních procesů? Přestože není celý tým pracovníků při sobě, neztratíte kontrolu a dokonce získáte benefit v podobě efektivnějších výstupů.
Praktickým příkladem uplatnění jsou také chatovací roboti a inteligentní asistenti využívající umělou inteligenci k pochopení požadavku zákazníka, poskytnutí spolehlivé rady pro jednoduché zadání, vyhodnocení složitějšího dotazu a jeho přidělení odpovídajícímu pracovníkovi. Navíc jsou schopni udržovat přehled v termínech, podporovat účetní agendu, hlídat příspěvky na sociálních sítích, sestavovat výstupy a reporty. Díky propojení s chytrými aplikacemi se stávají stále pohotovějšími a praktičtějšími.
Více k tomuto tématu naleznete v našem článku: https://www.profi-kancelar.cz/virtualni-asistentka/.
3) Zjednodušte komunikaci se státem
Stát postupně zavádí různé metody elektronické komunikace, přesto je stále u většiny aktivit možná i osobní nebo písemná forma. Jste již dlouhá léta zvyklí řešit změny v živnostech osobní návštěvou živnostenského úřadu? Posíláte zadání změny struktury společnosti na obchodní soud poštou po ověření svého podpisu u notáře? Pak můžete uvažovat nad širším využitím datové schránky. OSVČ nemají povinnost ji používat, ovšem můžeme to jen doporučit. Možná vás odrazuje ne úplně ideální rozhraní na oficiálním webu www.mojedatovaschranka.cz. Zkuste využít aplikaci Datovka (www.datovka.cz). Jedná se v podstatě o klienta podobného e-mailu, který je přehledný a srozumitelný.
4) Šetřete
Samozřejmě, že tento bod napadne v souvislosti s aktuální situací snad každého, a hned naskočí otázka: Kde a jak. Možností se nabízí více a pravda, že se nemusí týkat každého, pojďme jim však věnovat trochu pozornosti.
– Nájemné
Nyní již máme zkušenosti se situací na jaře, kdy byla ekonomika téměř uzavřena. Od podnikatelů to vyžadovalo velkou dávku vynalézavosti, jak uhradit platby za kanceláře, sklady a další pronajaté prostory, který byly v té chvíli neefektivně využívané. Je možné, že obdobné situace budou nastávat i nadále, není právě teď chvíle zamyslet se nad tím, kolik prostor opravdu potřebujete pro provoz svého podniku? Co kdybyste zmenšili
kanceláře a využili pro pracovníky sdílené pracoviště s home officem? A není v podstatě možné najaté kanceláře úplně zrušit a jako sídlo využít virtuální kancelář? Tomuto tématu se věnujeme s našem článku: https://www.profi-kancelar.cz/jak-to-chodi-ve-virtualni-kancelari/ .
– Příspěvek na mzdy zaměstnanců
Pro podporu podnikatelů se zaměstnanci zavedl stát tzv. kurzarbeit. Systém umožňuje zkrátit zaměstnancům pracovní úvazek, přičemž ušlou mzdu do stanovené výše zaměstnancům uhradí stát. Zaměstnavatel během čerpání kurzarbeitu nesmí zaměstnance propustit. Díky tomu může vyčkat, až se situace obrátí a ekonomika znovu začne standardně fungovat. Pracovníci budou stále k dispozici k okamžitému zapojení.
– Finanční podpora od státu
Osoby samostatně výdělečně činné, které byly nařízením vlády přímo zasaženy, mohou žádat o poskytnutí kompenzačního bonusu ve výši 500 Kč za den. Pozor oproti jaru se bonus týká výrazně nižšího počtu podnikatelů. Nově na bonus dosáhnou jen ti, jejichž činnost byla bezprostředně zakázána či omezena protiepidemickými opatřeními. Nárok mají ještě podnikatelé, kteří dodávají zboží, služby či jiné výstupy jiným podnikatelům, jejichž aktivita byla opatřeními vlády zakázána nebo omezena. Musí být také splněna podmínka omezení činnosti alespoň z 80 %.
– Výhodnější půjčka
Existuje ještě jedno vládní opatření, a sice bezúročná finanční půjčka v rámci programu COVID II. Jedná se o vládní program s cílem podpořit malé a střední podnikatele zasažené následky koronavirové krize.
